Keijun varjo -hankkeen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi. 

Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu. 

Rekisterinpitäjä: Maria Akatemia ry 

Yhteystiedot: Fredrikinkatu 29 A, 00120 Helsinki, puh. 09 7562 2250 

Yhteyshenkilö: Toiminnanjohtaja Sari Nyberg

Rekisterin nimi: Maria Akatemian Keijun varjo -hankkeen toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot 

 

Rekisterin tietosisältö

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään: 

– Keijunvarjo.fi -verkkosivustolle materiaalia lähettäviltä kysytään sähköpostiosoite.
– 
Keijun varjo -chatfoorumin rekisteröitymisen yhteydessä kysytään henkilötietona nimimerkki.
– 
Kasvokkain käytäviin kahdenkeskisiin keskusteluihin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista.
– 
Kasvokkain kokoontuviin suljettuihin Keijun varjo -ryhmiin osallistumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista. Ryhmiin osallistuvilta henkilöiltä kerätään itsearviointitietoa.  

Rekisterin käyttötarkoitus

– Verkkosivuille materiaalia tuottavien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon. 
– 
Chat-palvelusta vastaavan palveluntuottajan hallussa olevia asiakkaiden ip-osoitteita pyydetään erikseen, mikäli on kyse ihmiseen kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä. Ip-tietoja käytetään lainvelvoittamiin ilmoitustarkoituksiin. 
– 
Kasvokkain käytäviin kahdenkeskisiin keskusteluihin osallistuvien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon keskusteluiden aikana.
– 
Kasvokkain kokoontuviin suljettuihin Keijun varjo -ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon ryhmän aikana. Erikseen pyydettävällä suostumuksella henkilötietoja voidaan käyttää yhteydenottoon ryhmien päätyttyä. 
– 
Kyselyiden ja palautteen keräämisen yhteydessä kysytään nimi ja sähköpostiosoite, jotta voi osallistua arvontaan. Arvontaan osallistuminen ja tietojen antaminen ovat vapaaehtoisia. Arvonnan yhteydessä annettuja henkilötietoja ei yhdistetä kyselyissä ja palautteissa annettuun muuhun tietoon. 

Rekisterin tietolähteet  

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.  

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ellei kyse ole ihmiseen kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä. Asiakkailta kyselylomakkeiden avulla kertynyttä taustatietoa voidaan luovuttaa ulkopuolisille tutkijoille, jotka ovat saaneet tutkimusluvan aineiston käyttöön Maria Akatemia ry:ltä. Tutkijoille ei kuitenkaan luovuteta sähköpostiosoitteita eikä nimiä. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Manuaalisessa muodossa olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.  

Sähköinen henkilörekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Kyselyiden ja kampanjoiden sähköinen henkilörekisteri sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.  

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

– Keijun varjo -chatfoorumin käyttäjistä kerätty henkilötieto säilyy sähköisesti palveluntarjoajan tietokannassa. 
– 
Kasvokkain käytäviin kahdenkeskisiin keskusteluihin osallistuvien henkilötiedot arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
– 
Kasvokkain kokoontuviin suljettuihin Keijun varjo -ryhmiin osallistuvien henkilötiedot arkistoidaan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
– 
Itsearviointiin osallistuneiden antama tieto säilytetään Maria Akatemia ry:n toimitiloissa lukkojen takana, ja jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.
– 
Kyselyihin osallistuneiden yhteystiedot hävitetään, kun kyselyn tulokset on analysoitu ja raportoitu. Tämän jälkeen raaka-datasta hävitetään henkilötiedot ja data arkistoidaan.
– 
Arvontoihin osallistuneiden tiedot hävitetään, kun arvonta on suoritettu.